Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. 

Existen varios tipos de consultas: 

Consultas de selección

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). 

Consultas de acción. 

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. 

Consultas específicas de SQL. 

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso. 

Pero si tienes ganas de aprender, puedes seguir nuestro Tutorial de SQL, con el que aprenderás a realizar estas consultas. 

Crear una consulta. 
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: 

Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. 

Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear: 

Diseño de consulta

También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. 

Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: 

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el apartado anterior. 

Los otros asistentes nos permiten generar tipos especiales de consulta que veremos más adelante. 

Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. 

Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente: 

Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar. 

Si queremos sacar datos de varias tablas agregar de la misma forma las demás tablas. 

Finalmente hacer clic sobre el botón Cerrar. 

Aparecerá la ventana Vista Diseño de consultas. 

Crear una tabla de datos. 

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones: 

Crear Tabla

El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna. 

Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica 

Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos. 

Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo sitio. 

Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc… 

Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado: 

A vista de Diseño

Aparecerá la vista de Diseño de la tabla: 

Vista Diseño

En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1). 

A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente. 

En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna que estamos definiendo. 

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres. 

Para seguir pasa a la página siguiente… 

Abrir una base de datos.   
Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos: 
Desde el Botón de Office : 

Ir al Botón de Office . 

Elegir la opción Abrir… 

Abrir
Desde los documentos recientes del Botón de Office : 

Despliega el Botón de Office donde aparecen las últimas bases de datos que se abrieron bajo el título de Documentos recientes. 

Haz clic en la que quieras abrir. 

Desde la ventana de Introducción a Microsoft Office Access: 

Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o desde la opción en Inicio → Todos los Programas aparecerá la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. 

En la parte derecha verás el marco Abrir base de datos reciente. 

Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace Más Más… para buscar el archivo de la base de datos que quieres abrir. 

Abrir base de datos reciente
En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que busques el archivo: 

Elegir la carpeta donde está la base de datos que queremos abrir. 

Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella. 

Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta. 

Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botón Abrir. 

O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá directamente. 

Crear una base de datos 

Para crear una nueva base de datos debemos: 
Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.  Nuevo
Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access. 

Selecciona la opción Base de datos en blanco. 

En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella. 

Base de datos en Blanco
A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro: 

Nueva base de datos 

Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos. 

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación Seelccionar ubicación

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará. 

 

En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos. 

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. 

Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. 

Los iconos que aparecen a la derecha del cuadro Guardar en:, te los explicamos aquí

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos. 

Hacer clic sobre el botón Aceptar. 

Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access. 

En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste. 

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos. 

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB. 

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos. 

 

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. 

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. 

En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto. 

Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar Ocultar

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma. 

Si quieres ver cómo funciona el Panel de Exploración te recomendamos que visites este avanzado Avanzado

Si quieres seguir con la unidad, pasa a la página siguiente… 

El Botón de Office

Menú Archivo 

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir… Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del menú Archivo. 

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A. 

Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir. 
Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opción Administar para acceder a las opciones de administración de la base de datos. 
La barra de estado 

 

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento. 

Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha. 

El Botón de Office

Menú Archivo

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir… Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del menú Archivo.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A.

 

Este menú contiene dos tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.

Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opción Administar para acceder a las opciones de administración de la base de datos.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.

Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha.

La barra de Título 

Barra de Título 

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. 

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.  

La barra de Acceso rápido 

Barra de Acceso Rápido 

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar Guardar, Imprimir Imprimir o Deshacer Deshacer

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir. 

Personalizar barra de herramientas de acceso rápido 

Pulsando en Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir otras acciones que iremos viendo a lo largo del curso: 

Personalizar Barra de Acceso Rápido 

La Banda de Opciones 

Banda de opciones 

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. 

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior. 

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado. 

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla. 

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón. 

Modo teclado 

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. 

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. 

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio. 

De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. 

Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña 

Arrancar y cerrar Access 2007   
Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2007.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.

Desde el icono de Access 2007 del escritorio

Puedes iniciar Access 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te explicamos aquí.  
Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: 

Hacer clic en el botón cerrar Cerrar   

Pulsar la combinación de teclas ALT+F4. 

Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access . 

La pantalla inicial   
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante. 

 

 

  1. Microsoft Access es un programa sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office, aunque no se incluye en el paquete “básico”. Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de información, entraría dentro de la categoría de gestión, y no en la de ofimática, como podría pensarse.

 

Software de gran difusión entre pequeñas empresas (PYMES), Microsoft Office Access permite crear formularios para insertar y modificar datos fácilmente. También tiene un entorno gráfico para ver las relaciones entre las diferentes tablas de la base de datos.

Tiene un sistema de seguridad de cifrado bastante primitivo y puede ser la respuesta a proyectos de programación de pequeños y medianos tamaños.

Link: http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access

2.

Cuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botón Inicio de Windows o un acceso directo de escritorio (pero no haciendo clic en una base de datos), aparece la página Introducción a Microsoft Office Access. Esta página muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access 2007.

Por ejemplo, se puede crear una base de datos en blanco, crear una base de datos a partir de una plantilla o abrir una base de datos reciente (si se ha abierto alguna base de datos anteriormente). También se puede ir directamente a Microsoft Office Online para obtener más información sobre 2007 Microsoft Office system y Office Access 2007, o bien, hacer clic en elbotón de Microsoft Office y usar el menú para abrir una base de datos existente.

Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar Cerrar

Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.

Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access .

Cibergrafía: http://images.google.com.co/imgres?imgurl=http://www.monografias.com/trabajos68/guia-interfaz-usuario-access/guia-interfaz-usuario-access_image002.gif&imgrefurl=http://www.monografias.com/trabajos68/guia-interfaz-usuario-access/guia-interfaz-usuario-access2.shtml&usg=__4zql8411oZpdGoA8UZVY4fTtxgA=&h=463&w=500&sz=66&hl=es&start=43&um=1&itbs=1&tbnid=3Y14LIlLIqwPRM:&tbnh=120&tbnw=130&prev=/images%3Fq%3Delementos%2Bde%2B%2BMICROSOFT%2BACCESS%2B2007%26ndsp%3D18%26hl%3Des%26client%3Dfirefox-a%26channel%3Ds%26rls%3Dorg.mozilla:es-ES:official%26hs%3DSqT%26sa%3DN%26start%3D36%26um%3D1%26tbs%3Disch:1

3.Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

 
La barra de Acceso rápido  La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar , Imprimir  o Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.

La Banda de Opciones


La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access.

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

El Botón de Office  

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir… Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del menú Archivo.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A.

Link: http://www.aulaclic.es/access2007/t_16_2.htm

3.

4. Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato.

Un campo es cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.

Un registro está formado por el conjunto de información en particular.

Un dato es la intersección entre un campo y un registro.

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